毎年頂いた年賀状は全部ScanSnapでスキャンして、Evernoteに保存しています。
年賀状も枚数が多くなってくると、1枚ずつEvernoteに入れる作業も大変面倒です。妻の年賀状もとなるとなおさらです。そこで、もっと効率の良い方法がないかと調べてみたら、意外と簡単にできることがわかりました。
まずはScanSnapとEvernoteを連携させておきます。まだの場合は設定画面の「アプリ選択」タブで、「追加と削除...」からEvernoteアプリを追加しておきましょう。
Evernoteアプリを連携できるようになったら、「アプリ選択」タブの「アプリケーションの選択」で、「ドキュメントをEvernoteに保存」を選びます。
スキャンしたデータのパソコン内への保存先は設定画面の「保存先」タブにある「イメージの保存先：」で指定します。
ついでに、スキャンしたデータのファイル名も分かりやすく変更しておきましょう。同じ画面の「ファイル名の設定...」ボタンを押します。
例えば、「年賀状2016_01.pdf」、「年賀状2016_02.pdf」のようにしたい場合は、上記のように設定します。
次に、「読み取りモード」タブでスキャン画質などの設定をします。以下が推奨設定です。
- 画質の選択：自動解像度
- カラーモードの選択：カラー
- 読み取り面の選択：両面読み取り
- 向きの選択：自動判別
「白紙ページを自動的に削除します」と「継続読み取りを有効にします」のチェックもオンにしておきましょう。
次に、「ファイル形式」タブでファイル形式を選びます。私は年賀状１枚を１つのPDFにして、可能な限り書かれた文字を検索できるように設定しています。
１枚の年賀状を１つのPDFにするには、「オプション...」ボタンを押して、以下のように設定することをお忘れなく。
このように設定することで、両面スキャンした2ページ分を1つのPDFファイルにしてくれます。
次に、「原稿」タブで、原稿サイズなどを設定しますが、サイズは自動検出で、ページの重なりも検出できる設定にしましょう。万が一、２枚同時に送られてスキャンされた場合でも、ScanSnapが知らせてくれます。
最後に「ファイルサイズ」タブですが、デフォルトの「3」で問題ないでしょう。
ここまで設定できたら、あとは年賀状をScanSnapにセットして、本体のスキャンボタンを押すだけです。
枚数が多いと一度に全部をセットできないと思いますが、小分けにして、スキャンします。１回で20枚くらいは連続スキャンできると思います。
この時、「継続読み取り」が有効になっているので、パソコンの画面に触れることなく、次々と年賀状をセットして、ScanSnapのスキャンボタンを押すだけでOKです。
すべての年賀状をスキャンしたら、「読み取り終了」ボタンを押します。
次の画面で「保存」ボタンを押せば、パソコンの指定フォルダとEvernoteのinboxの中に次々とPDFファイルが保存されていきます。
上記はパソコンの指定フォルダの様子。
Evernoteの画面ですが、１つのノートに対して、１つのPDFが保存されます。
最後に、保存されたノートを全選択して、「年賀状」「2016」のようなタグをつけておくと後で検索も楽にできます。（ファイル名のつけ方を毎年あわせておけば、タグも不要かと思います）
スキャンが終わった年賀状は、写真のように束ねて１年間保管しています。
我が家では、ScanSnap iX500を使用しています。ScanSnap iX100は両面印刷できないのでご注意ください。
